Eine Rechnung erstellen

Zu wissen, wie Sie eine Rechnung erstellen, ist ein wesentlicher Prozess, der Ihnen hilft, bereits abgeschlossene Aufträge zu erfassen, den Überblick zu behalten, Zeit zu sparen und schneller bezahlt zu werden.

Sie können Rechnungen auf Ihrem iOS oder Android Gerät oder in der Web App auf Ihrem Computer erstellen.

In den folgenden Schritten werden Sie durch die Erstellung einer Rechnung geführt – diese Schritte sind für alle Ihre Dokumenttypen gleich. (Angebote, Bestellungen und Gutschriften). Hier können Sie sich unsere Beispiel-Rechnungsvorlage ansehen! 

iOS und Android

  1. Tipppen Sie auf dem Home-Bildschirm auf das +-Symbol.
  2. Erstellen Sie eine neue Rechnung.
  3. Dann gelangen Sie zum Bearbeitungsbildschirm der Rechnung, wo Sie auf jedes Feld tippen können, um Details zu Ihrer Rechnung hinzuzufügen.
  4. Kundendaten:
    • Tippen Sie auf Kunde hinzufügen, und wählen Sie dann entweder einen Kunden aus Ihrer Kundenliste aus oder fügen Sie einen neuen Kunden hinzu, indem Sie auf das + Symbol oben rechts tippen
    • Sie können auch nach einem Kunden suchen, indem Sie seinen Namen in die Zeile mit der Bezeichnung Für wen ist dies? tippen
  5. Positionen:
    • Tippen Sie auf Positionen hinzufügen und wählen Sie dann entweder eine Position aus Ihrer Positionsliste, indem Sie am unteren Bildschirmrand auf Mehrere auswählen tippen, oder fügen Sie eine neue Position hinzu, indem Sie den Namen einer neuen Position eingeben. Sie können auch nach einer gespeicherten Position suchen, indem Sie ihren Namen in die Zeile Positionsname eingeben.
    • Wenn Sie Ihrer Rechnung eine Ausgabe hinzufügen möchten, tippen Sie auf Positionen hinzufügen und dann am unteren Bildschirmrand auf Mehrere auswählen. Dann tippen Sie auf die Spalte Ausgaben und wählen die hinzuzufügende Ausgabe aus.
  6. Saldo:
    • Tippen Sie auf Rabatt, wenn Sie einen Rabatt hinzufügen möchten, und geben Sie an, ob es sich um einen Einzelwert oder einen Prozentsatz handelt
  7. Zahlungsinformationen:
    • Unter Ihrem Fälligkeitsdatum sehen Sie die Optionen, Kartenzahlungen und/oder PayPal zu akzeptieren. Wenn Sie diese Optionen einschalten, können Sie Kartenzahlungen und PayPal oder beides aktivieren.
    • Tippen Sie in das Feld Zahlungsinformationen, um Notizen wie eine Bankkontonummer oder Anweisungen zur gewünschten Art des Erhalts der Zahlung hinzuzufügen.
    • Anzahlungsanforderung: Unter den Zahlungsinformationen können Sie Ihrer Rechnung eine Anzahlungsanforderung hinzufügen, indem Sie einen Betrag als Prozentwert oder Festbetrag hinzufügen und dann oben rechts auf Speichern tippen. Zu künftigen Rechnungen können Sie diese Anzahlungsanforderung hinzufügen, indem Sie die am unteren Rand angezeigte Option Zu zukünftigen Rechnungen hinzufügen aktivieren.
  8. Sonstiges:
    • Tippen Sie in das Feld Kommentare , um Notizen am Ende des Dokuments hinzuzufügen
    • Tippen Sie auf Fotos anhängen und wählen Sie dann das/die Foto(s) aus Ihrem Fotoalbum aus oder machen Sie ein neues Foto
    • Tippen Sie oben rechts auf Speichern, um Ihre Rechnung manuell zu speichern.

Tippen Sie nach dem Speichern Ihrer Rechnung auf den grünen Weiter-Button auf dem Vorschau- und Verwaltungsbildschirm.

Vom Vorschau- und Verwaltungsbildschirm aus haben Sie die Möglichkeit, wiederkehrende Rechnungen einzurichten (nur beim Voll-Abo), eine Zahlung hinzuzufügen, die Rechnung zu drucken und weitere Optionen. Hier können Sie Ihre Rechnung auch versenden. Tippen Sie dazu auf die grüne Schaltfläche Senden und wählen Sie dann aus, wie die Rechnung zugestellt werden soll. Um eine Vorschau der Rechnung im Vollbildmodus anzuzeigen, tippen Sie auf das Bild der Rechnung oben im Bildschirm. Um zurück zum Bearbeitungsbildschirm zu gehen, tippen Sie einfach in der rechten oberen Ecke auf Bearbeiten. Zum Verlassen der Rechnung tippen Sie in der linken oberen Ecke auf das grüne x.

 

Web

  1. Klicken Sie auf dem Home-Bildschirm auf die Schaltfläche Erstellen in der rechten oberen Ecke. (Sie können eine Rechnung auch über Ihre Rechnungsliste erstellen, indem Sie auf "Eine Rechnung erstellen" klicken.)
  2. Wählen Sie Rechnung
  3. Dann gelangen Sie zum Bearbeitungsbildschirm der Rechnung, wo Sie auf jedes Feld tippen können, um Details zu Ihrer Rechnung hinzuzufügen.
  4. Kundendaten:
    • Klicken Sie auf Kunde hinzufügen
    • Klicken Sie auf das Feld Kundenname, wo es heißt: "Rechnungsname eingeben oder Ihre Kundenliste durchsuchen...".
    • Wählen Sie entweder einen Kunden aus Ihrer Kundenliste, die im Dropdown erscheint, oder geben Sie einen neuen Kundennamen ein
    • Klicken Sie auf Kunde speichern
  5. Artikel:
    • Klicken Sie auf Elemente hinzufügen
    • Klicken Sie in das Feld Artikelname
    • Wählen Sie entweder einen Artikel aus Ihrer Artikelliste aus, die im Dropdown erscheint, oder geben Sie einen neuen Artikelnamen ein
    • Wählen Sie Hinzufügen.
    • Dieselben Schritte gelten für Ausgaben, Zeiteinträge und Termine.
  6. Weitere Informationen:
    • Klicken Sie auf Fotos hinzufügen und wählen Sie das/die Foto(s) von Ihrem Computer zum Hochladen aus.
    • Im Bereich Notizen und Zahlungsinformationen können Sie Kommentare oder Zahlungsanleitungen hinzufügen
    • Klicken Sie oben rechts auf Speichern und Schließen, um die Rechnung für später zu speichern, oder fahren Sie mit den folgenden Schritten fort, um die Rechnung zu verschicken:

Sobald die Rechnung fertig ist, können Sie oben im Bildschirm auf Vorschau klicken, um eine Vorschau der fertigen Rechnung anzuzeigen. Wenn Sie bereit sind, die Rechnung zu verschicken, klicken Sie oben im Bildschirm auf Senden. Auf dieser Seite können Sie Kartenzahlungen, PayPal oder beides aktivieren, sowie Zahlungserinnerungen und Anzahlungsanforderungen einrichten oder eine Zahlung zur Rechnung hinzufügen.

Wenn Sie bereit sind, die Rechnung zu versenden, klicken Sie rechts unten im Bildschirm auf die grüne Schaltfläche Rechnung verschicken. Ihre Rechnung wird dann per E-Mail verschickt.

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