Zu wissen, wie Sie eine Rechnung erstellen, ist für die Verwaltung Ihres Geschäfts wesentlich. So können Sie abgeschlossene Aufträge erfassen, den Überblick behalten, Zeit sparen und schneller bezahlt werden.
In den folgenden Schritten zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Rechnung erstellen. Diese Schritte sind für alle Dokumenttypen dieselben (Angebote, Bestellungen und Gutschriften).
iOS und Android
- Tippen Sie auf dem Home-Bildschirm auf Rechnungen.
- Tippen Sie in der oberen rechten Ecke auf das Symbol +.
- Dann gelangen Sie zum Bearbeitungsbildschirm der Rechnung, wo Sie auf jedes Feld tippen können, um Details zu Ihrer Rechnung hinzuzufügen.
- Kundendaten:
- Tippen Sie auf Kunde hinzufügen und wählen Sie dann entweder einen Kunden aus Ihrer Kundenliste aus oder fügen Sie einen neuen Kunden hinzu, indem Sie rechts oben auf das Symbol + tippen.
- Sie können auch nach einem Kunden suchen. Geben Sie dazu den Namen des Kunden in die Zeile mit der Bezeichnung Für wen ist dies? ein.
- Positionen:
- Tippen Sie auf Positionen hinzufügen und wählen Sie dann entweder eine Position aus Ihrer Positionsliste, indem Sie am unteren Bildschirmrand auf Mehrere auswählen tippen, oder fügen Sie eine neue Position hinzu, indem Sie den Namen der neuen Position eingeben. Sie können auch nach einer gespeicherten Position suchen, indem Sie ihren Namen in die Zeile Positionsname eingeben.
- Wenn Sie Ihrer Rechnung eine Ausgabe oder einen Zeiteintrag hinzufügen möchten, tippen Sie auf Positionen hinzufügen und dann am unteren Bildschirmrand auf Mehrere auswählen. Dann wählen Sie aus den Tabs „Ausgaben“ oder „Zeit“ aus.
- Saldo:
- Tippen Sie auf Rabatt, wenn Sie einen Rabatt hinzufügen möchten, und geben Sie an, ob es sich um einen Einheitswert oder einen Prozentsatz handelt.
- Zahlungsinformationen:
- Unter Ihrem Fälligkeitsdatum sehen Sie die Optionen zum Akzeptieren von Online-Zahlungen
- Tippen Sie auf das Feld unter den Zahlungsanweisungen, um Hinweise zu Zahlungsdetails hinzuzufügen, z. B. eine Bankkontonummer, oder Anweisungen dazu, wie Sie Zahlungen erhalten möchten
- Anzahlungsanforderung: Unter den Zahlungsinformationen können Sie Ihrer Rechnung eine Anzahlungsanforderung hinzufügen, indem Sie einen Betrag als Prozentwert oder Festbetrag hinzufügen und dann oben rechts auf Speichern tippen. Zu künftigen Rechnungen können Sie diese Anzahlungsanforderung hinzufügen, indem Sie die am unteren Rand angezeigte Option Zu zukünftigen Rechnungen hinzufügen aktivieren. Hinweis: Um eine Anzahlungsanforderung hinzuzufügen, müssen Online-Zahlungen aktiviert sein.
- Sonstiges:
- Tippen Sie auf das Feld unter Weitere, um am Ende des Dokuments Notizen hinzuzufügen.
- Tippen Sie auf Fotos hinzufügen, um der Rechnung ein Foto hinzuzufügen.
- Tippen Sie oben rechts auf Speichern, um Ihre Rechnung manuell zu speichern.
Tippen Sie nach dem Speichern Ihrer Rechnung unten auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche Weiter. So gelangen Sie zum Vorschau- und Verwaltungsbildschirm.
Vom Vorschau- und Verwaltungsbildschirm aus haben Sie die Möglichkeit, wiederkehrende Rechnungen einzurichten (abhängig von Ihrem Invoice2go-Abo), eine Zahlung hinzuzufügen, die Rechnung zu drucken und weitere Optionen. Hier können Sie Ihre Rechnung auch versenden. Tippen Sie dazu auf Senden und wählen Sie aus, wie die Rechnung zugestellt werden soll. Um eine Vorschau der Rechnung im Vollbildmodus anzuzeigen, tippen Sie auf das Bild der Rechnung oben auf dem Bildschirm. Um zurück zum Bearbeitungsbildschirm zu gehen, tippen Sie einfach in der rechten oberen Ecke auf Bearbeiten. Zum Verlassen der Rechnung tippen Sie in der linken oberen Ecke auf Fertig.
Web
- Klicken Sie im seitlichen Navigationsmenü auf das Symbol Erstellen. Wählen Sie dann die Option Rechnung.
- Alternativ können Sie im seitlichen Navigationsmenü auf Rechnungen klicken. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Rechnung erstellen.
- Dann gelangen Sie zum Bearbeitungsbildschirm der Rechnung, wo Sie auf die Felder tippen können, um Ihrer Rechnung Details hinzuzufügen.
- Kundendaten:
- Klicken Sie auf Kunde hinzufügen.
- Klicken Sie auf die Zeile neben Kundenname.
- Wählen Sie entweder einen Kunden aus Ihrer Kundenliste, die im Dropdown erscheint, oder geben Sie einen neuen Kundennamen ein
- Klicken Sie auf Kunde speichern
- Artikel:
- Klicken Sie auf Artikel hinzufügen
- Klicken Sie in das Feld Positionsname.
- Wählen Sie entweder einen Artikel aus Ihrer Artikelliste aus, die im Dropdown erscheint, oder geben Sie einen neuen Artikelnamen ein
- Klicken Sie auf Hinzufügen.
- Dieselben Schritte gelten für Ausgaben, Zeiteinträge und Termine.
- Weitere Informationen:
- Klicken Sie auf Fotos hinzufügen, um der Rechnung ein Foto hinzuzufügen.
- Im Bereich „Notizen und Zahlungsanleitungen“ können Sie Kommentare oder Zahlungsanleitungen hinzufügen.
- Klicken Sie oben rechts auf Speichern und Schließen, um die Rechnung für später zu speichern, oder fahren Sie mit den folgenden Schritten fort, um die Rechnung zu verschicken.
Sobald die Rechnung abgeschlossen ist, können Sie oben auf dem Bildschirm auf Vorschau klicken, um eine Vorschau der Rechnung anzuzeigen. Wenn Sie bereit sind, die Rechnung zu verschicken, klicken Sie oben auf dem Bildschirm auf Senden. Auf dieser Seite können Sie Onlinezahlungen aktivieren, sowie Zahlungserinnerungen und Anzahlungsanforderungen einrichten oder eine Zahlung zur Rechnung hinzufügen.
Wenn Sie bereit sind, die Rechnung zu versenden, klicken Sie rechts auf die Schaltfläche Rechnung verschicken. Ihre Rechnung wird dann per E-Mail verschickt.