Het is cruciaal voor uw bedrijf dat u weet hoe u een factuur maakt. Hiermee kunt u uw zakelijke activiteiten vastleggen, georganiseerd blijven, tijd besparen en sneller worden betaald.
Hieronder staat stap voor stap hoe u een factuur moet maken. De stappen zijn vergelijkbaar voor alle soorten documenten (offertes, inkooporders en creditnota's).
iOS en Android
- Tik vanuit het beginscherm op Facturen
- Tik op het +-teken in de rechterbovenhoek
- Het scherm wordt geopend waarop u de factuur kunt bewerken. Tik op elk veld om de gegevens aan uw factuur toe te voegen
- Klantgegevens:
- Tik op Klant toevoegen en selecteer dan een klant uit uw lijst met klanten, of voeg een nieuwe klant toe door te tikken op het plusteken in de rechterbovenhoek
- U kunt ook zoeken naar een klant door de naam in te voeren in de balk Voor wie is dit?
- Artikelen:
- Tik op Items toevoegen en selecteer een item uit uw lijst met items door te tikken op Selecteer meerdere aan de onderkant van het scherm. Of voeg een nieuw item toe door een nieuwe itemnaam in te voeren. U kunt ook zoeken naar een opgeslagen item door de naam op te geven in de rij Itemnaam
- Als u onkosten of tijdsinvoer wilt toevoegen aan een factuur, tikt u op Artikelen toevoegen, dan op Selecteer meerdere aan de onderkant van het scherm. Kies vervolgens uit het tabblad Onkosten of Tijd
- Saldo:
- Tik op Korting als u korting wilt toevoegen. Geef ook aan of dit een eenheidskorting of een percentage is
- Betalingsgegevens:
- Onder uw vervaldatum ziet u de opties om online betalingen te accepteren
- Tik in het vak onder de betalingsinstructies om betalingsopmerkingen toe te voegen zoals een bankrekeningnummer of instructies voor het ontvangen van de betaling
- Aanbetalingsverzoek: Onder de betalingsgegevens kunt u een aanbetalingsverzoek aan uw factuur toevoegen door een bedrag als percentage of vast tarief toe te voegen en vervolgens te tikken op Opslaan in de rechterbovenhoek. Bovendien kunt u dit aanbetalingsverzoek aan toekomstige facturen toevoegen door onderaan het scherm Aan toekomstige facturen toevoegen in te schakelen. Let op: online betalingen moet zijn ingeschakeld om een aanbetalingsverzoek toe te voegen
- Andere:
- Tik op het vak onder Overig om opmerkingen toe te voegen aan de onderkant van uw document
- Tik op Foto's toevoegenom een foto bij uw factuur bij te voegen
- Tik op Opslaan in de rechterbovenhoek om uw factuur handmatig op te slaan.
Zodra u de factuur hebt opgeslagen, tikt u op de knop Volgende aan de onderkant van het scherm. Het scherm Voorbeeld en beheren wordt dan geopend.
In het scherm Voorbeeld en beheren kunt u terugkerende facturen instellen (afhankelijk van uw Invoice2go-abonnement), een betaling toevoegen, de factuur afdrukken en meer. Dit is ook de plek waarvandaan u uw factuur verzendt. Tik op Verzenden om te kiezen hoe u de factuur wilt verzenden. Wilt u de factuur in volledig scherm bekijken, dan tikt u op de afbeelding van de factuur aan de bovenkant van het scherm. Indien u terug wilt gaan naar het bewerkingsscherm, tikt u op Bewerken in de rechterbovenhoek. Indien u de factuur wilt verlaten, tikt u op Klaar in de linkerbovenhoek.
Web
- Tik op het pictogram voor Maken in het navigatiemenu aan de zijkant. Selecteer vervolgens de optie Factuur.
- In plaats daarvan kunt u op 'Facturen' klikken in het navigatiemenu. Klik vervolgens op de knop Een factuur maken.
- Het scherm wordt geopend waarop u de factuur kunt bewerken. Klik op elk veld om de gegevens aan uw factuur toe te voegen
- Klantgegevens:
- Klik op Een klant toevoegen
- Klik op de regel naast Klantnaam
- Selecteer dan een klant uit uw lijst met klanten die wordt weergegeven in de vervolgkeuzelijst of voer een nieuwe klantnaam in
- Klik op Klant opslaan
- Artikelen:
- Klik op Items toevoegen
- Klik in het veld genaamd Artikelnaam
- Selecteer dan een artikel uit uw lijst met artikelen die wordt weergegeven in de vervolgkeuzelijst of voer een nieuwe artikelnaam in
- Klik op Toevoegen
- Dezelfde stappen worden gevolgd voor onkosten, tijdregistraties en afspraken
- Aanvullende details:
- Klik op Foto's toevoegenom een foto aan uw factuur toe te voegen
- Onder de sectie met opmerkingen en betalingsinstructies voegt u eventuele opmerkingen of betalingsinstructies toe
- Klik op Opslaan en sluiten in de rechterbovenhoek om de factuur op te slaan voor later of om door te gaan met de volgende stappen om de factuur te verzenden
Zodra de factuur klaar is, kunt u klikken op het tabblad Voorbeeld om een voorbeeld van de voltooide factuur te bekijken. Als u de factuur wilt verzenden, klikt u op Verzenden aan de bovenkant van het scherm. Op deze pagina kunt u online betalingen inschakelen. Ook kunt u betalingsherinneringen en aanbetalingsverzoeken instellen of een betaling aan de factuur toevoegen.
Als u klaar bent om de factuur te verzenden, klikt u op de knop Factuur verzenden aan de rechterkant. De factuur wordt dan via e-mail verstuurd.